Vamos começar com essas questões:
Quais são os meus sonhos?
O que eu quero alcançar?
O que eu estou fazendo está me levando ao encontro dos meus objetivos?
O que estou deixando de fazer que poderia gerar mais resultados positivos?
O que estou fazendo que está gerando em mim a sensação de prazer, de satisfação?
O que estou fazendo no meu dia a dia que está me deixando insatisfeito, angustiado, saturado e decepcionado comigo mesmo e com a vida?
Descubra com essas questões o que é importante para sua vida e anote todas elas.
O próximo passo é selecionar tudo que é importante para você, que irá te fazer crescer como pessoa, na sua vida, emocional, espiritual, familiar e profissional, que te fará um melhor gestor, um líder melhor, um companheiro(a) mais consciente, melhor filho(a), uma mãe ou pai melhor, mais amigo, mais verdadeiro, um profissional acima da média.
Separe 4 dessas coisas que você precisa fazer nos próximos três meses para você alcançar seus objetivos.
A partir dessa análise, separe e organize suas prioridades e começa a fazer um planejamento estratégico.
Estipule uma meta clara, objetiva com um tempo fixo para começar e alcançar sua meta.
Coloque em ação o seu plano: Quais ações serão aplicadas?
Ao planejar você conseguirá diminuir as coisas urgentes da sua lista do dia a dia, porque o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã.
Faça previsões de coisas que podem se tornar urgentes e, individualmente ou com sua equipe, aja para reduzir os riscos, trazendo o amanhã para hoje;
Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que não apareça de novo;
Se possível, tente delegar a urgência a alguém que possa ajudá-lo;
Não entre em pânico. Resolva sua urgência e reveja suas prioridades do dia para não ficar sobrecarregado.
Vamos a algumas dicas de como planejar seu tempo
Organizar - O princípio de organização consiste em tirar da cabeça as coisas que você quer fazer e passar para “coisas importantes a fazer.
Uma dica, coloque apenas atividades que devem ser realizadas nas próximas 24 horas. Isso evitará que você se frustre com uma lista muito extensa e foque em coisas que são realmente prioritárias.
Planejar - é extremamente necessário e deverá ser um hábito saudável. Você perceberá que quanto mais tempo dedicar ao planejamento, mais ganhará no seu dia a dia, evitando surpresas desagradáveis. Planejamento evita gastos desnecessário e estresse.
Antecipar - Com o planejamento é possível antecipar tudo o que você acha que possa dar problemas, assim evitar os imprevistos.
Priorizar - significa ordenar a execução das suas tarefas e compromissos. Priorize as coisas que poderão ser executadas no dia.
Equilibrar - A verdadeira produtividade está relacionada ao equilíbrio.
Quando começar a planejar e priorizar suas tarefas, lembre-se sempre de perguntar se elas estão de acordo com o seu tempo e com suas capacidades. Uma dica é fatiar o tempo, dividindo seu tempo em minutos ou horas para cada atividade. Aproveite cada minuto para resolver o que prometeu. Não deixe para fazer depois para não se frustrar. Faça o presente valer a pena.
Delegar- Aprenda a delegar função.
É preciso ter um olho voltado para você e o outro para as pessoas à sua volta. Seu sistema de administração do tempo deve ser capaz de coordenar esse tipo de necessidade, de delegar a tarefa a alguém, de acompanhar o andamento dos trabalhos e, mais do que isso, de ajudar a pessoa em caso de necessidade.
Metas- E por ultimo, tenhas metas curtas que possam serem realizadas mais rápido para não causar frustação e desânimo, e sempre que alcançar uma meta comemore as suas conquistas. Isso parece bobagem mas faz uma grande diferença.
Ações para você colocar em prática para agilizar seu tempo:
Desabilite todas as notificações do seu celular
Estabeleça um horário para você responder todas as mensagens daquele dia e fique 100% concentrado nessa atividade
Crie um canal de emergência com as pessoas mais próximas, caso surja alguma coisa que não possa esperar.
Seguindo essas dicas você conseguirá colocar seu dia em ordem, ganhar mais tempo, ter mais qualidade de vida e entregar seu trabalho no tempo certo, evitando o estresse.
Por Malu Iasuki- Coach e Mentora em Negócios
Especialista em Gestão Produtiva e Lucratividade.