A importância de conhecer as funções administrativas e organizacionais para ter eficiente controle dos fluxos de caixa.
Por: Dra. Laurice Gobbi Ricardo
Em 1916, por Henry Fayol, surge pela primeira vez o termo funções administrativo com suas classificações que eram a previsão; a organização; a coordenação; o comando e o controle.
Em qualquer ramo de atividade ou de negócio, público ou privado, essas tarefas administrativas são executadas, em especial o ato de planejar, organizar, liderar e controlar todas as atividades operacionais.
O controle é primordial para a visão dos fatos ocorridos no passado e, desses fatos, trouxeram vantagens financeiras no presente. É no presente com os diagnósticos levantados dos dados do passado que o gestor poderá planejar as ações futuras, tais como: prospectivas das vendas, avaliação das tarefas e atividades por níveis organizacionais, com intuito de obter por meio do controle dos fatos, a análise da situação financeira dela. Alguns desses controles são conhecidos para quem empreende. Hoje vamos falar de fluxo de caixa.
Controle do fluxo de caixa:
Qual a importância do controle de fluxo de caixa? As informações dos fluxos de caixa demonstram em tempo real a capacidade da empresa em gerar caixa. Também, apresentam, de forma geral, todos os equivalentes de receitas advindas de outras fontes de recursos. Por caixa entende-se como os numerários (em espécie ou bancários) disponíveis para a empresa utilizar em tempo real e os equivalentes de caixa, são as aplicações financeiras de curto prazo (menos de 12 meses), de alta liquidez, que podem ser convertidas em espécie (dinheiro), sujeitas a insignificante riscos de ter seu valor alterado. O fluxo de caixa é o movimento de entrada e saída de recursos financeiros do caixa ou banco da empresa.
O movimento (fluxo) é em virtude de estar associado a entrada do recurso financeiro (dinheiro), ao movimento do estoque dos produtos com a entrada e saída deles, a formação do preço e a venda deste produto. Assim, não somente deve-se ter o controle do fluxo de caixa, mas também, todas as operações que estão diretamente envolvidas na entrada dos recursos financeiros ao caixa da empresa.
Lembrando que o recurso financeiro recebido por processo de venda, demanda de todo planejamento, organização e controle do setor de vendas, que são os controles dos processos e resultados de vendas realizadas pela empresa. O que exige, além de ter um bom controle de execução e pesquisa de mercado do consumidor, também, estabelecer sequências de tarefas operacionais equilibradas e em harmonia com o setor de compras. E isso vale não somente ao setor de produção de um produto ou venda de um produto, mas, também, à prestação de serviços.
O controle do fluxo de caixa deve ter a composição e classificação por atividades operacionais, de investimento e de financiamento. Deve apresentar em seus relatórios informações do resultado de todas as atividades (operacionais, de investimentos e de financiamento) para que a governança da empresa (gestor da empresa), possa ter a visão financeira da sua empresa no aspecto geral e dessa forma, conseguir visualizar pontos fortes e fracos de controle, para obter melhores resultados.
Então o fluxo de caixa não é somente entrada de recurso no caixa? Isso mesmo, vai muito além de saber quanto se tem em caixa. O planejamento do fluxo de caixa deve ser organizado em três frentes: recursos provindos das atividades operacionais, das atividades de investimentos e das atividades financeiras.
As atividades operacionais são todos os procedimentos internos necessários para chegar ao recebimento dos recursos em caixa, por meio da venda de um produto ou de uma prestação de serviço. E vale lembrar, que deve ter o controle dos gastos (despesas) com recursos humanos para que a atividade operacional seja realizada. Por exemplo: Na venda de um produto pela empresa, têm-se o controle dos gastos (despesas) com salários a pagar (diretos e indiretos), com os fornecedores de matéria prima ou produto de revenda, as depreciações, os impostos, até chegar à receita de venda (compras a receber dos clientes), que podem ser, a vista ou a prazo. Assim, o planejamento de controle deve ter como determinante o tempo de giro do estoque (com a compra de novos produtos e a venda deles), o tempo de compra do fornecedor e a entrada do produto no estoque, e o tempo de retirada do estoque (venda) com os prazos de recebimentos pelas vendas. Esse fluxo apresenta-se no patrimônio da empresa, nas contas do ativo circulante (caixa, banco e estoque) e parte do passivo circulante (contas a pagar – ex.: fornecedores, salários e impostos). Toda a atividade operacional é resultado do investimento realizado pela empresa. A efetividade da tarefa de comprar e vender, dependerá da estrutura patrimonial e organizacional que a empresa possuir. O resultado é a visibilidade do valor amortizado do investimento.
Na atividade de investimento, a empresa tem enfoque nos investimentos implementados que constituirão os seus ativos imobilizados dentro do patrimônio, além dos investimentos em outras empresas, em ações, etc. O patrimônio é tudo que a empresa possui: a instalação predial, os equipamentos, os móveis e utensílios, veículos, terrenos, entre outros, que são considerados bens tangíveis. Também inclui todos os valores financeiros (direitos e obrigações) da empresa, considerados intangíveis, mas que não administrados corretamente põem em risco os bens patrimoniais tangíveis. Ao investir em um equipamento, por exemplo, deve-se ter o controle da depreciação operacional e financeira desse equipamento provocado pelo uso dele no decorrer na atividade da empresa, ou seja, a vida útil desse bem, em especial, se o equipamento envolve alta tecnologia o tempo de vida útil de utilização é importante, pois medir a capacidade tecnologia com a capacidade de produção da máquina diminui o risco de perda no processamento de transformação do produto.
O controle dos bens imobilizados, traz em tempo real a capacidade de produção do equipamento e ao mesmo tempo a visão do momento exato e necessário de substituição deles. É importante que os resultados das atividades operacionais (compra e venda), não sejam diluídos no aumento de tempo que uma máquina (não produtiva) possa estar gerando. O tempo que a empresa precisará para iniciar a reposição do total investido (amortização dos investimentos) é importante, pois está alinhado ao tempo de pagamento do financiamento.
Na atividade de financiamento, visa o controle do valor emprestado de terceiros e o tempo de pagamento. Para todo investimento têm a contrapartida da receita provinda por meio de financiamentos (capital de terceiros) ou por capital próprio da empresa. O importante é o controle com o pagamento do financiamento se a curto prazo ou se é a longo prazo. A gestão desses prazos deve estar relacionada com a atividade operacional, pois depende da quantidade de venda realizada pela empresa e o quanto deverá a empresa vender para quitar as parcelas desse financiamento.
A importância das funções administrativas e organizacionais no Controle dos fluxos de caixa.
Conhecer o processo e o procedimento de medição da capacidade de diminuir riscos de vendas realizadas pela empresa e em tempo real os resultados obtidos por cada tarefa executada são importantes para a empresa. E, para isso, a implantação de sequências de atividades operacionais que determinam as tarefas de cada colaborador (funcionário) e o seu tempo de execução, eficiência, qualidade e efetividade é um processo necessário para que o gestor acompanhe cada passo de cada produto vendido, para medir o esforço e desempenho empregado. Para isso, o investimento do capital humano é um processo que deve ser contínuo e de longo prazo. Lembrando que por trás de cada tarefa (função administrativa e operacional) existe uma pessoa, que pensa, tem sentimentos, expectativas e movida a motivação de alcançar algo.
Uma boa estrutura organizacional traz segurança e delimita o que se deve fazer e quando. Deixar de forma clara o que cada pessoa significa para a empresa, a sua habilidade e expertise na atividade que lhe é atribuída. Em conjunto com a estrutura organizacional é atribuída qual a política da empresa, quais as metas estabelecidas e quais as ações se espera dos seus colaboradores, dentro do staff estabelecido por cada setor.
Colaboração de:
Dra. Laurice Gobbi Ricardo - Consultora Contábil e de Gestão de Negócio do Futuro - Diretora de Desenvolvimento de Negócios Sustentáveis do GSF - Instituto.